Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Webseite ist:

Linus-Alexander Steinert
Neuhäuser Straße 66
33102 Paderborn
E-Mail: info@immonote.app

2. Arten der verarbeiteten Daten

Beim bloßen Besuch dieser Webseite werden keine personenbezogenen Daten über Formulare erhoben. Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, wenn Sie den Konto-Bereich nutzen (Anmeldung und Abo-Verwaltung, siehe Abschnitte 4–6). Im Übrigen werden verarbeitet:

Automatisch erhobene Daten

Beim Besuch dieser Webseite werden durch den Hosting-Anbieter (Firebase Hosting) automatisch technische Zugriffsdaten erfasst (z. B. IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Zeitpunkt des Zugriffs). Dies ist technisch notwendig, um die Webseite auszuliefern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der Webseite).

3. Hosting (Google Firebase)

Diese Webseite wird über Firebase Hosting betrieben, einem Dienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Beim Aufruf der Webseite wird eine Verbindung zu den Servern von Google hergestellt, wobei technische Daten (insbesondere die IP-Adresse) übertragen werden. Dies ist erforderlich, um die Webseite auszuliefern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Bereitstellung der Webseite).

Auftragsverarbeitung

Wir haben mit Google einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen (Google Cloud Data Processing Addendum).

Datenübermittlung in die USA

Google kann Daten auch in die USA übertragen. Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, was ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Art. 45 DSGVO gewährleisten soll. Weitere Informationen finden Sie unter policies.google.com/privacy.

4. Konto-Bereich: Registrierung und Anmeldung (Firebase Authentication)

Auf dieser Webseite können Sie ein ImmoNote-Konto erstellen und sich anmelden, um Ihr Abonnement zu verwalten. Für Registrierung und Anmeldung nutzen wir Firebase Authentication, einen Dienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Verarbeitet werden dabei Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (nur in verschlüsselter Form), Ihre Benutzer-ID sowie technische Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt der Anmeldung). Bei der Registrierung werden zusätzlich Ihr Name, der Firmenname sowie optional Telefonnummer und Firmenadresse erhoben; zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse senden wir Ihnen einen Bestätigungscode, der nach 5 Minuten ungültig wird; der Nachweis der erfolgreichen Bestätigung wird nach spätestens 30 Minuten gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags über die ImmoNote-Dienste). Es gilt derselbe Auftragsverarbeitungsvertrag mit Google wie in Abschnitt 3 beschrieben.

Anmeldung mit Google oder Apple

Statt mit E-Mail und Passwort können Sie sich auch mit Ihrem Google-Konto („Mit Google anmelden“, Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) oder Ihrer Apple-ID („Mit Apple anmelden“, Apple Distribution International Ltd., Hollyhill Industrial Estate, Hollyhill, Cork, Irland) registrieren und anmelden. Die Anmeldung erfolgt in einem Fenster des jeweiligen Anbieters; Ihr dortiges Passwort erhalten wir nicht. Der Anbieter übermittelt uns nur Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihren Namen sowie eine Kennung Ihres Kontos. Bei Apple können Sie Ihre E-Mail-Adresse verbergen; wir erhalten dann eine von Apple erzeugte Weiterleitungsadresse, über die Apple unsere E-Mails an Sie weiterleitet. Die Nutzung ist freiwillig. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Google und Apple können dabei Daten auch in den USA verarbeiten; beide Unternehmen sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023). Für die Verarbeitung in Ihrem Google- bzw. Apple-Konto gelten die Datenschutzhinweise von Google und Apple. Wird die Einrichtung (Unternehmen anlegen oder Einladung annehmen) nach einer Anmeldung mit Google oder Apple nicht abgeschlossen, löschen wir das angelegte Anmeldekonto automatisch nach 7 Tagen.

5. Abo-Verwaltung (Cloud Firestore)

Nach der Anmeldung zeigt der Konto-Bereich Informationen zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Abonnement an (z. B. Tarif, Abo-Status, Abrechnungszeitraum). Diese Daten werden aus der Cloud-Datenbank der ImmoNote-App (Google Cloud Firestore, Speicherort EU) gelesen; es gelten die Angaben der Datenschutzerklärung der ImmoNote App (siehe unten). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

6. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für den Abschluss und die Abwicklung kostenpflichtiger Abonnements nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe. Anbieter für Kunden in der EU ist die Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland („Stripe“). Beim Checkout und im Stripe-Kundenportal werden Sie auf Seiten von Stripe weitergeleitet.

Stripe verarbeitet dabei insbesondere: Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten oder Bankverbindung bei SEPA-Lastschrift), Betrag und Zeitpunkt der Transaktion sowie technische Daten. Ihre vollständigen Zahlungsdaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und erreichen uns nicht; wir erhalten von Stripe nur Informationen zum Status Ihres Abonnements sowie verkürzte Angaben (z. B. Kartentyp und letzte Ziffern).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO hinsichtlich handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Stripe kann Daten auch an die Stripe, Inc. in die USA übermitteln; Stripe ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe.

7. Kündigungsformular (§ 312k BGB)

Über die Seite „Verträge hier kündigen“ können Sie ein kostenpflichtiges Abonnement ohne Anmeldung kündigen. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen im Formular angegebenen Daten: Art der Kündigung, ggf. Kündigungsgrund, Name, E-Mail-Adresse, optional Unternehmen, betroffener Vertrag, gewünschter Beendigungszeitpunkt sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs. Die Erklärung wird in der Cloud-Datenbank der ImmoNote-App (Google Cloud Firestore, Speicherort EU, siehe Abschnitt 3) gespeichert. Unmittelbar nach dem Absenden erhalten Sie an die angegebene E-Mail-Adresse eine Bestätigung über den Zugang, den Inhalt und den Zeitpunkt Ihrer Kündigungserklärung; zusätzlich werden wir intern per E-Mail informiert, um das Abonnement zu beenden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung und Beendigung des Vertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 312k Abs. 4 BGB (Pflicht zur Bestätigung des Zugangs). Zum Schutz vor Missbrauch des ohne Anmeldung nutzbaren Formulars begrenzen wir die Zahl der Bestätigungs-E-Mails je Adresse und Zeitraum (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Kündigungserklärungen speichern wir zum Nachweis für drei Jahre ab Eingang (Regelverjährung, § 195 BGB) und löschen sie danach automatisch.

8. Kontaktformular

Über das Kontaktformular auf der Startseite können Sie uns eine Anfrage schicken. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten: Name, Firma, E-Mail-Adresse, Nachricht sowie optional Telefonnummer, Anzahl der Wohneinheiten und Nutzer und ob Sie einen Rückruf wünschen, außerdem Datum und Uhrzeit der Anfrage. Die Anfrage wird in der Cloud-Datenbank der ImmoNote-App gespeichert (Google Cloud Firestore, Speicherort EU, siehe Abschnitt 3). Wir erhalten sie per E-Mail und Sie bekommen eine Eingangsbestätigung an die angegebene E-Mail-Adresse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage) sowie Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie über die Checkbox im Formular erteilen. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an info@immonote.app. Wir nutzen Ihre Angaben ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und nicht für Werbe-Newsletter. Anfragen werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht, sofern daraus kein Vertragsverhältnis entsteht.

8a. E-Mail-Newsletter und Informationen zu ImmoNote

Newsletter mit Einwilligung

Bei der Registrierung können Sie über eine nicht vorangekreuzte Checkbox einwilligen, Neuigkeiten, Tipps und Angebote zu ImmoNote per E-Mail zu erhalten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Registrierung oder Nutzung von ImmoNote. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder in den Einstellungen der App; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Ohne Einwilligung versenden wir keinen Newsletter.

Informationen zu eigenen ähnlichen Angeboten

Wir nutzen Ihre bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse außerdem, um Sie über Neuigkeiten und eigene ähnliche Angebote zu ImmoNote zu informieren. Werbung zu ähnlichen Angeboten erhalten nur Nutzer, die eingewilligt haben, sowie zahlende Kunden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG (berechtigtes Interesse an der Information unserer Kunden über eigene ähnliche Angebote). Sie können dieser Verwendung jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO), ohne dass dafür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen, und zwar über die Einstellungen in der App, über den Abmeldelink in der E-Mail oder durch Antwort auf die E-Mail bzw. per E-Mail an info@immonote.app.

Nachweis der Einwilligung, Versand, Reichweitenmessung

Zum Nachweis Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) speichern wir Zeitpunkt, den angezeigten Einwilligungstext und die Quelle (z. B. Registrierung auf der Webseite oder in der App) zusammen mit Ihrer E-Mail-Adresse. Diese Angaben speichern wir, solange die Einwilligung besteht, und nach einem Widerruf oder der Löschung Ihres Kontos noch bis zu drei Jahre (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Verteidigung gegen Rechtsansprüche). Haben Sie nicht eingewilligt, speichern wir Ihre E-Mail-Adresse nicht in diesem Nachweisprotokoll. Der Versand der E-Mails erfolgt wie bei den übrigen System-E-Mails (z. B. Bestätigungscode, Eingangsbestätigung) über die E-Mail-Server der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, die in unserem Auftrag tätig ist (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Wir messen weder das Öffnen noch das Anklicken von E-Mails.

9. Lokale Speicherung im Browser

Diese Webseite verwendet keine Cookies oder Tracking-Technologien zu Werbe- oder Analysezwecken. Wenn Sie sich im Konto-Bereich anmelden, speichert Firebase Authentication Ihre Sitzungsinformationen lokal in Ihrem Browser (localStorage/IndexedDB), damit Sie angemeldet bleiben. Diese Speicherung ist für den von Ihnen genutzten Dienst technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und bedarf keiner Einwilligung. Die Daten verbleiben auf Ihrem Gerät, bis Sie sich abmelden oder die Website-Daten in Ihrem Browser löschen.

10. Datensicherheit

Die Übertragung der Daten zwischen Ihrem Browser und unseren Servern erfolgt verschlüsselt über SSL/TLS. Wir weisen jedoch darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

11. Speicherdauer

Die automatisch erhobenen technischen Zugriffsdaten werden von Firebase Hosting gemäß den Google-Richtlinien verarbeitet und nicht dauerhaft von uns gespeichert. Wir haben keinen Einfluss auf die genaue Speicherdauer der Server-Logdaten bei Google. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Firebase.

Abrechnungs- und Rechnungsdaten im Zusammenhang mit kostenpflichtigen Abonnements bewahren wir bzw. Stripe auf, solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (in der Regel bis zu zehn Jahre gemäß § 147 AO, § 257 HGB).

Kündigungserklärungen über das Kündigungsformular (Abschnitt 7) werden drei Jahre ab Eingang gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.

Anmeldekonten, die nach einer Anmeldung mit Google oder Apple nicht eingerichtet wurden (Abschnitt 4), werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.

Anfragen über das Kontaktformular (Abschnitt 8) werden nach 12 Monaten automatisch gelöscht, sofern daraus kein Vertragsverhältnis entsteht.

12. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) – Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO) – Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO) – Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) – Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis berechtigter Interessen

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@immonote.app

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

1. Verantwortlicher

Linus-Alexander Steinert
E-Mail: info@immonote.app

2. Welche Daten werden erhoben?

Authentifizierungsdaten

• E-Mail-Adresse (Registrierung und Anmeldung)
• Benutzer-ID (automatisch generiert)
• Bei Anmeldung mit Google oder Apple: Kennung des Google- bzw. Apple-Kontos sowie ggf. Name (siehe Abschnitt 4 oben)

Protokolldaten

• Personendaten (Namen, Adressen, Kontaktdaten von Mietern und Protokollanten)
• Bankdaten (IBAN/BIC) – sofern freiwillig angegeben
• Unterschriften der beteiligten Personen
• Immobiliendaten (Adresse, Wohnungsnummer)
• Raumbeschreibungen, Fotos und Zustandsinformationen
• Zählerstände und Schlüsselinformationen

Firmendaten

• Firmenname, Adresse, E-Mail, Logo

Nutzungsdaten

• Login-Zeitpunkte (zur Sicherheit und Analyse)

3. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Unterschriften gelten als biometrische Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO und werden als besondere Kategorie personenbezogener Daten behandelt. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Unterschriften werden ausschließlich zur Dokumentation des Übergabeprotokolls verwendet und in der EU gespeichert.

4. Zweck der Datenverarbeitung

• Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Übergabeprotokollen
• Sichere Anmeldung und Zugriffskontrolle
• PDF-Generierung druckbarer Protokolle
• Cloud-basierte Speicherung zur geräteübergreifenden Nutzung
• E-Mail-Versand von Protokollen an beteiligte Personen
• Adress-Autovervollständigung bei der Dateneingabe

5. Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Bereitstellung der App-Dienste, Erstellung von Protokollen, E-Mail-Versand.

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Erfassung von Fotos, Unterschriften und optionalen Bankdaten (IBAN/BIC).

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse)
Login-Tracking zur Sicherheit, Adress-Autovervollständigung.

Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Ausdrückliche Einwilligung)
Verarbeitung biometrischer Daten (Unterschriften).

6. Datenspeicherung und Sicherheit

Speicherort

Alle Daten werden auf Servern von Google Firebase (Cloud Firestore und Firebase Storage) in der EU gespeichert und verarbeitet.

Sicherheitsmaßnahmen

• Verschlüsselte Datenübertragung (TLS/SSL)
• Serverseitige Verschlüsselung bei Google Firebase
• Firmenbasierte Zugriffskontrolle (Datenisolierung zwischen Unternehmen)
• Benutzer-basierte Authentifizierung über Firebase Auth
• Rollenbasierte Berechtigungen

Speicherdauer

• Protokolldaten: Bis Sie diese löschen
• Account-Daten: Bis zur Account-Löschung
• Login-Historie: 90 Tage
• Signatur-Tokens: 15 Minuten (automatische Löschung)

7. Weitergabe von Daten

Ihre Daten werden nur an folgende Empfänger weitergegeben:

Google Firebase (Google Ireland Ltd.)

Als technischer Dienstleister für Cloud-Infrastruktur, Authentifizierung und Datenspeicherung. Datenstandort: EU. Datenschutzerklärung Firebase

Komoot GmbH (Photon API)

Für die Adress-Autovervollständigung werden Suchbegriffe an photon.komoot.io übermittelt. Komoot hat seinen Sitz in Berlin, Deutschland.

E-Mail-Empfänger

Beim Versand von Protokollen per E-Mail erhalten die von Ihnen angegebenen Empfänger eine PDF-Version des Protokolls. Jeder Empfänger erhält nur die für ihn relevanten Daten.

Eine darüber hinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

8. Keine Übertragung in Drittländer

Ihre Daten werden ausschließlich auf EU-Servern von Google Firebase gespeichert und verarbeitet.

Ausnahme: Melden Sie sich freiwillig mit Google oder Apple an, können diese Anbieter die Anmeldedaten auch in den USA verarbeiten (EU-US Data Privacy Framework). Details siehe Abschnitt 4 der Datenschutzerklärung der Webseite oben.

Für die PLZ-Validierung wird der Dienst zippopotam.us verwendet, an den ausschließlich Postleitzahlen (keine personenbezogenen Daten) übermittelt werden.

9. Kamera und Fotobibliothek

Die App benötigt optional Zugriff auf:

• Kamera: Zum Fotografieren von Räumen, Schlüsseln und Zählern
• Fotobibliothek: Zum Auswählen vorhandener Bilder

Diese Berechtigungen werden nur verwendet, wenn Sie explizit Fotos zu Protokollen hinzufügen möchten. Fotos werden nur in der Cloud gespeichert, wenn Sie ein Protokoll speichern.

10. Ihre Rechte

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO) – Einzelne Protokolle können Sie direkt in der App löschen. Für eine vollständige Account-Löschung kontaktieren Sie uns.
• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – jederzeit mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: info@immonote.app

11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO.

12. Kinder

Diese App richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern. Falls Sie feststellen, dass ein Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte.